User Manual

User Manual ini disusun untuk menjadi acuan penggunaan sistem dalam aktivitas operasional harian.

• Menjelaskan fungsi setiap modul yang tersedia di aplikasi.
• Menetapkan alur kerja standar untuk pencatatan aset, perpindahan barang, penanganan kerusakan, dan pengelolaan ticket.
• Menjadi panduan kontrol internal agar perubahan data dilakukan oleh user yang berwenang.
• Mendukung konsistensi penggunaan sistem di seluruh unit kerja.

Sistem ini digunakan untuk mengelola seluruh siklus hidup aset perusahaan dari awal pencatatan sampai monitoring biaya vendor.

• Pencatatan dan pencarian data aset.
• Pengelolaan master data pendukung.
• Perpindahan aset secara langsung maupun melalui vendor pengiriman.
• Penanganan aset rusak melalui repair ticket.
• Pencatatan biaya vendor pada repair ticket dan moving ticket.
• Monitoring cost & revenue untuk repair, moving, dan sold revenue.
• Monitoring histori perubahan data dan histori login user.

Hak akses sistem dibedakan berdasarkan level user. Setiap user wajib menggunakan fungsi sistem sesuai otorisasinya.

• ADMIN dan MASTER: berwenang melakukan add, edit, delete, user management, dan melihat login history.
• MANAGER dan level operasional terkait: dapat melihat ticket, cost & revenue, cost summary, dan melakukan update ticket sesuai proses kerja.
• User view-only pada master data hanya dapat melihat modul yang diizinkan tanpa hak perubahan.
• City dan Type Location tidak ditampilkan kepada user view-only/non-admin.
• Setiap perubahan data penting harus disertai alasan dan referensi bila diminta oleh sistem.

Dashboard digunakan untuk monitoring cepat terhadap kondisi operasional sistem.

• Buka menu Dashboard setelah login.
• Periksa summary box untuk total asset, repair asset, failed asset, inactive asset, disposal asset, sold asset, dan open ticket.
• Gunakan daftar asset terbaru untuk melihat perubahan terakhir.
• Gunakan chart distribusi untuk analisis cepat berdasarkan category, sub category, owner, department, dan city.
• Panel Latest Users hanya ditampilkan untuk ADMIN dan MASTER.

Modul asset digunakan untuk pencatatan, pencarian, pembaruan terbatas, perpindahan, dan penelusuran histori aset.

• Gunakan Asset List untuk pencarian berdasarkan keyword, department, category, dan city.
• Gunakan tombol filter status di bagian atas list untuk menampilkan Inactive, Moving, Failed, Repair, Disposal, dan Sold.
• Add Asset dan Edit Asset hanya tersedia untuk ADMIN dan MASTER.
• Detail asset menampilkan informasi lengkap, histori, ticket terbuka, dan aksi operasional yang relevan.
• Asset dengan open ticket tidak boleh dipindahkan atau diproses di luar alur ticket.
• Asset berstatus Disposal dan Sold tidak tampil pada asset list default, tetapi tetap dapat dibuka melalui tombol filter status terkait.
• Gunakan halaman History untuk audit seluruh perubahan asset.

Perubahan status asset dilakukan dari halaman Asset Detail dan wajib mengisi Reason serta Reference.

• Set Active mengubah asset dari status INACTIVE menjadi ACTIVE.
• Set Inactive mengubah asset dari status ACTIVE menjadi INACTIVE.
• Set Disposal dapat dilakukan dari status ACTIVE atau INACTIVE.
• Set Sold dapat dilakukan dari status ACTIVE atau DISPOSAL.
• Asset berstatus DISPOSAL hanya dapat dilanjutkan ke status SOLD.
• Asset berstatus SOLD dianggap final dan tidak dapat diubah lagi.
• Perubahan status operasional dibatasi bila asset masih memiliki open ticket.

Perpindahan asset dilakukan melalui menu Move Asset pada detail asset.

• Pilih asset dari Asset List lalu buka halaman Detail.
• Klik Move untuk memulai proses perpindahan.
• Pilih destination location sesuai tujuan akhir barang.
• Pilih Direct / Hand Carry jika barang dipindah langsung tanpa vendor pengiriman.
• Pilih shipping vendor jika pengiriman dilakukan oleh vendor, maka sistem otomatis membuat Moving Ticket.
• Jika moving ticket dibuat, lokasi asset sementara berubah ke lokasi vendor pengiriman sampai ticket ditutup.

Repair Ticket digunakan untuk penanganan asset rusak dari lokasi awal sampai selesai, termasuk bila asset harus dikirim dahulu ke kantor pusat/checking location sebelum diputuskan internal repair atau vendor repair.

• Repair ticket terbuka otomatis ketika asset ditandai FAILED.
• Gunakan Process Stage untuk memonitor tahap pekerjaan: Open / Failed, Shipping to Checking Location, Checking, Internal Repair, dan Vendor Repair.
• Jika asset rusak harus dikirim ke kantor pusat, isi Shipping Vendor dan Checking Location tanpa perlu membuat moving ticket baru.
• Setelah asset diterima di kantor pusat, ubah stage ke Checking.
• Bila perbaikan dilakukan tim internal, ubah stage ke Internal Repair.
• Bila harus dikirim ke vendor repair, isi Repair Vendor lalu ubah stage ke Vendor Repair.
• Isi Final Location saat ticket akan ditutup agar lokasi akhir asset tercatat dengan benar.
• Selama repair ticket masih OPEN, perubahan status dan lokasi asset dikendalikan dari halaman ticket.
• Ticket hanya boleh ditutup setelah proses penanganan selesai, final location ditentukan, dan catatan penutupan diisi lengkap.

Aturan perubahan lokasi dan status asset pada Repair Ticket:

• Stage Open / Failed: asset tetap berstatus FAILED dan berada di lokasi awal kerusakan.
• Stage Shipping to Checking Location: asset tetap berstatus FAILED, tetapi lokasi asset berubah ke shipping vendor yang dipakai untuk pengiriman.
• Stage Checking: asset tetap berstatus FAILED dan lokasi asset berubah ke checking location atau kantor pusat.
• Stage Internal Repair: asset berstatus REPAIR dan lokasi tetap di checking location.
• Stage Vendor Repair: asset berstatus REPAIR dan lokasi berubah ke repair vendor.
• Saat ticket Closed: asset berstatus INACTIVE dan lokasi berubah ke final location yang dipilih saat penutupan.

Urutan kerja yang disarankan:

• Barang rusak di cabang: tandai asset menjadi FAILED sehingga repair ticket terbentuk.
• Jika perlu kirim ke pusat: ubah ke stage Shipping to Checking Location, isi shipping vendor dan checking location.
• Saat barang diterima di pusat: ubah ke stage Checking.
• Setelah analisa: tentukan Internal Repair atau Vendor Repair.
• Setelah selesai: isi final location, close note, lalu tutup ticket.

Moving Ticket digunakan untuk perpindahan asset yang melibatkan shipping vendor.

• Ticket dibuat otomatis dari halaman Move Asset apabila shipping vendor dipilih.
• Destination location disimpan sebagai lokasi tujuan akhir.
• Shipping vendor disimpan sebagai lokasi sementara asset selama proses pengiriman berlangsung.
• Asset dengan open moving ticket tidak dapat dipindah ulang sampai ticket selesai.
• Ketika moving ticket ditutup, lokasi asset baru berpindah ke destination location.

Gunakan Moving Ticket hanya untuk perpindahan biasa.

• Jika tujuan proses adalah memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain, gunakan Moving Ticket.
• Jika barang dalam kondisi rusak dan sedang ditangani dalam repair process, gunakan Repair Ticket bertahap walaupun ada proses pengiriman ke kota atau lokasi lain.

Halaman Cost & Revenue digunakan untuk memonitor biaya vendor pada repair ticket, moving ticket, serta revenue penjualan asset.

• Isi Vendor Cost pada halaman update ticket sesuai invoice, quotation, atau estimasi biaya yang sah.
• Gunakan halaman Cost & Revenue pada menu utama untuk melihat rincian transaksi.
• Tab Repair menampilkan biaya repair ticket.
• Tab Moving menampilkan biaya moving ticket.
• Tab Sold menampilkan revenue penjualan asset dari tabel penjualan.
• Gunakan filter Date From dan Date To untuk membatasi periode laporan.
• Gunakan Cost Summary untuk melihat rekap biaya repair ticket, moving ticket, open ticket, closed ticket, dan biaya per vendor.
• Biaya harus diperbarui segera setelah informasi biaya diterima agar laporan tetap akurat.

Catatan penggunaan cost:

• Untuk repair ticket, vendor cost dapat dipakai untuk biaya pengiriman, biaya checking vendor, atau biaya perbaikan vendor sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Untuk moving ticket, vendor cost digunakan untuk biaya pengiriman/perpindahan barang.
• Untuk sold revenue, customer name dan sale price diambil dari proses perubahan status asset ke SOLD.
• Jika proses masih internal dan belum ada biaya vendor, nilai cost dapat tetap 0.00.

Pencatatan penjualan asset dilakukan saat status asset diubah menjadi SOLD.

• Buka halaman Asset Detail, lalu pilih Set Sold jika transisi status diizinkan.
• Isi Reason dan Reference seperti perubahan status penting lainnya.
• Isi Customer dengan nama pembeli secara manual.
• Isi Sale Price sesuai nominal transaksi penjualan.
• Sistem akan menyimpan data penjualan ke tabel JUAL dengan tanggal/jam transaksi, asset, customer, price, reason, dan user pelaksana.
• Reason pada data penjualan menggunakan nilai yang sama dengan reason perubahan status asset.

Modul ini digunakan oleh ADMIN dan MASTER untuk memonitor histori login user.

• Data yang dicatat meliputi waktu login, full name, username, level user, IP address, dan user agent.
• Gunakan filter keyword, tanggal awal, dan tanggal akhir untuk pencarian histori.
• Manfaatkan data ini untuk audit akses, pengecekan aktivitas login, dan investigasi penggunaan akun.

Master data digunakan untuk menjaga konsistensi referensi di seluruh sistem.

• City: data kota.
• Type Location: tipe lokasi seperti vendor repair dan shipping vendor.
• Owner: pemilik asset.
• Department: unit pengguna asset.
• Location: lokasi detail asset.
• Category dan Sub Category: klasifikasi asset.

Ketentuan akses:

• ADMIN dan MASTER dapat melihat serta mengubah master data.
• User non-admin hanya dapat melihat modul tertentu dalam mode view-only.
• City dan Type Location tidak ditampilkan kepada user view-only/non-admin.

Modul user dipakai untuk pengelolaan akun user sistem.

• Tambah user baru sesuai company/master yang aktif.
• Tentukan level user sesuai fungsi kerja dan otorisasinya.
• Batasi department bila user hanya boleh mengakses data pada department tertentu.
• Halaman user dan login history hanya dapat diakses oleh ADMIN dan MASTER.

• About Us dan User Manual dapat dibuka dari halaman login tanpa login ke sistem.
• Menu publik dibatasi hanya untuk Login, About Us, dan User Manual.
• Halaman publik ditujukan untuk informasi umum dan panduan penggunaan sistem.

• Selalu isi reason dan reference saat update data penting.
• Gunakan moving ticket untuk semua perpindahan yang melibatkan shipping vendor.
• Untuk asset rusak yang harus dikirim ke kantor pusat atau lokasi checking, gunakan repair ticket bertahap, bukan moving ticket terpisah.
• Isi vendor cost segera setelah invoice atau estimasi biaya diterima.
• Gunakan status Disposal dan Sold secara disiplin agar asset yang sudah keluar dari operasional tidak tercampur dengan asset aktif.
• Saat menjual asset, pastikan data customer dan harga jual diisi lengkap pada proses Set Sold.
• Tutup ticket hanya setelah proses benar-benar selesai agar lokasi dan status asset tetap akurat.
• Review halaman cost summary secara berkala untuk evaluasi vendor dan biaya operasional.
• Jangan membagikan akun login kepada user lain karena seluruh histori akses dicatat sistem.
• Gunakan kolom Stage pada ticket list untuk membedakan posisi proses setiap repair ticket atau moving ticket.